Detta dokument beskriver de arbetsformer som Piratpartiets styrelse valt att arbeta efter. Dokumentet uppdateras vid behov av styrelsen. Senaste versionen finns på adressen
http://www.piratpartiet.se/styrelsens_arbetsformer
Detta dokument uppdaterades senast på styrelsemötet 3 maj 2010.
Styrelsens sammankallande har det övergripande ansvaret för styrelsens arbete. Partistyrelsens sammankallande är en strikt intern roll och representerar inte partiet, varken utåt eller gentemot medlemmarna. Sammankallande ansvarar för att
Styrelsens sekreterare har det övergripande ansvaret för styrelsens dokumentation och kommunikation med organisationen. Sekreteraren ansvarar för att
Ur Piratpartets stadgar:
"Styrelsen sammanträder när ordföranden eller minst en tredjedel av styrelseledamöterna begär det. Styrelse ska sammanträda minst fyra gånger per verksamhetsår. Styrelsen är beslutsmässig om ordinarie ledamöter och suppleanter motsvarande minst hälften av det ordinarie ledamotsantalet är närvarande vid mötet. Beslut i styrelsen fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst."
Styrelsen möts normalt en gång per månad. Vanligtvis sker mötet per telefon eller face-2-face.
Datum och medium, samt ort vid F2F-möte, för nästa möte bör meddelas styrelsen av styrelsens sammankallande en månad innan mötet äger rum.
Kallelse till styrelsemöte, med detaljer om tider, medium och eventuell ort, bör normalt skickas senast en vecka innan mötet och läggas ut på forumet i därför avsedd tråd. Endast exceptionella situationer bör föranleda en kortare kallelsetid.
Underlag inför styrelsemöte, i form av en ärendelista och tillhörande beslutsunderlag, bör normalt skickas ut till styrelsen senast en vecka innan mötet. Underlagen bör samtidigt läggas ut på forumet för att ge medlemmarna en chans till respons.
Om inget annat anges i kallelsen har, utöver de ordinarie styrelseledamöterna, även styrelsens suppleanter, partiledaren och vice partiledare, partisekreteraren och ekonomiansvarige närvaro- och yttranderätt vid styrelsemöte. I övrigt ska personer med närvaro- och/eller yttranderätt anges i kallelsen.
Publicering av protokoll bör inte ske före justerarna gett sitt klartecken. Justering kan ske på två sätt.
I protokollet skall, enligt årsmötesbeslut 2010, röstresultat i styrelsens voteringar bifogas styrelseprotokollen. Detta dokumenteras genom att i protokollet ange antingen "enhälligt utan avstående", "enhälligt", "med acklamation", eller vid votering antalet ja/nej/avstående-röster.
Till protokollet bör bifogas de underlag, eller sammanfattningar av de underlag, som använts vid styrelsebehandlingen.
Till protokollets beslutspunkter bör fogas en sammanfattning av styrelsens motivation till beslutet.
Officiella kommunikationskanaler för styrelsen mellan möten är dels maillistan styrelsen@piratpartiet.se (för beredning, meddelanden från medlemmarna och kallelser), styrelsens forum (för frågor till styrelsen, remisser och protokoll) samt SMS (för kallelser och Per Capsulam-beslut).
Styrelsens chatt är, mellan styrelsemötena, en informell mötespunkt för styrelsen. Mycket av sammankallandens och sekreterarens förberedande arbete, samt löpande kontakt med partiledningen sker där.
Inom styrelsen respekterar vi varandra genom att utgå från att det som sägs i styrelsens arbetsrum sägs i förtrolighet. Målsättningen är att vi ska kunna känna oss trygga med att diskutera förtroligt inom styrelsen. Det betyder bl.a. att vi inte sprider information om andras åsikter eller känsliga ärenden utanför styrelsen.
Vid brådskande ärenden kan Per capsulam-beslut begäras av sammankallanden.
När ett per-capsulam-beslut önskas, så postas en tråd i forumet. SMS går ut till alla styrelseledamöter om att ett per-capsulam-beslut är postat.
Om en absolut majoritet av samtliga ordinarie ledmöter svarat ja i forumet, på ett verifierbart sätt, efter 12 timmar och ingen svarat nej, har beslutet gått igenom.
Om alla ordinarie svarat ja före 12 timmar, har beslutet gått igenom.
Om en enda ordinarie däremot säger nej, faller beslutet.
Partiledningens arbetsgrupp skall bestå av upp till två vice partiledare (PL2), partisekreterare (PS1) och ekonomiansvarige (EK1). Arbetsgruppen skall ingå i Partiledningen (PL).
Partiledaren skall föreslå till styrelsen vilka personer som skall inneha dessa operativa poster, och styrelsen har att godkänna dem innan posterna besätts.
Styrelsen ger ledamöter i arbetsgruppen befogenhet att på egen hand fatta beslut om budgetavvikande utgifter upp till en summa av tjugotusen kronor, partiledaren att fatta beslut om budgetavvikande utgifter upp till en summa av fyrtiotusen kronor, och arbetsgruppen gemensamt (vid enighet) att fatta beslut om budgetavvikande utgifter upp till en summa av tvåhundratusen kronor. Dessa utgiftstak gäller fram tills de återrapporterats till styrelsemöte.
Alla sådana utgiftsbeslut förutsätter att partiet har likvida medel att täcka utgiften och att de inte på annat sätt riskerar att sätta partiet på obestånd.
Utgiftsbeslut skall snarast meddelas ekonomiansvarige och protokollföras.
Ett viktigt uppdrag för styrelsen är se till att medlemmarnas initiativ tas till vara i organisationen. Den välkända "trepiratsregeln" gör det möjligt för medlemmar att ta initiativ utan godkännade från organisationen i mindre frågor.
Genom trepiratersinitiativ till styrelsen är det möjligt för enskilda medlemmar att lyfta större frågor för behandling i styrelsen. Styrelsen tar upp för behandling alla inkomna frågor, ärenden eller förslag som minst tre medlemmar står bakom.
Jäv anses föreligga om personen själv eller närstående fysisk eller juridisk person kan vänta särskild nytta eller skada av frågans utgång.
Det åligger styrelseledamöter att självmant informera styrelsen om möjlig grund för jäv. Styrelsen beslutar om tillämpningen av jävsreglerna i varje enskilt fall. I tveksamma fall bör man hellre fälla än fria.
Jävig ledamot ska ej deltaga eller närvara vid behandling av ärendet, det vill säga vare sig i beredning, diskussion eller vid beslut. En minimiregel är att vederbörande ska lämna möteslokalen vid ärendets behandling.
Jäv ska noteras i protokollet tillsammans med en notis om ledamotens frånvaro vid behandlingen.
I större, icke brådskande frågor fattar styrelsen normalt beslut först efter en föregående remiss till partiet. Remissunderlag presenteras i de reguljära styrelseprotokollen. Ett remissunderlag ska innehålla:
Styrelsen avgör själv när ett remissförfarande är lämpligt.
